Posts Tagged ‘verbetering’

Lean – de 7 verspillingen op kantoor?

29/04/2014

Iedere dag zie je mensen weer brandjes blussen. Waarom houdt dit maar niet op? Waar zitten in een dienstverlening de stressfactoren? Wat is de oorzaak dat die urgentie maar niet ophoudt?

Na dit artikel weet je hoe je structureel minder last hoeft te hebben van urgentie. En hoe je er voor kunt zorgen dat brandjes blussen niet meer de norm is maar de uitzondering.

Gebruik de Lean hefboom:

Verspillingen zijn de oorzaak van veel stress en nutteloos werk. Ze komen overal voor. In een fabriek kun je ze letterlijk aanwijzen. Maar op een kantoor zijn verspillingen vaak verborgen. Opgeslokt door allerlei systemen en gewoontes. Een drijfzand dat vooruitgang tegenhoudt.

En wat zie je dan? Mensen zijn voortdurend druk bezig met brandjes blussen en problemen oplossen. Maar structureel zie je niet echt de verbetering die je wenst. Verspillingen zijn ware sluipmoordenaars voor onze effectiviteit. Hoe werk je die toch weg?

Stap één is: herken de verspillingen! Hieronder zie je een aantal voorbeelden. Ik heb ze in een logische volgorde gezet waarin je ze makkelijker kunt herkennen en begrijpen. Het leren zien van deze verspillingen is de eerste stap op weg naar Lean. Dagstarts zijn daar de meest geschikte tool voor.

Krijg ook een hogere effectiviteit
Ga vanaf vandaag verspillingen te lijf 

Neem contact op met Philip van Londen

Get Lean in 2 seconden?
Bel Philip van Londen …
Certified Lean Black Belt (IASSC)
www.getlean.nl

 


7 Verspillingen van Lean - DEFECTEN

Fouten die gemaakt worden moeten hersteld worden. Dit kost tijd, geld en energie. Als je ergens in het proces controleert, dan ligt deze verspilling vaak op de loer. Kijk bij controles in je proces dus kritisch naar die stap. Welke defecten verwacht je? En waar ontstaan die eigenlijk? Daar zit je verspilling.

– verkeerd invoeren van gegevens
– verkeerde informatie toch doorsturen
– niet doorvragen bij onduidelijkheid
– emailen zonder bijlage
– onduidelijke mails


7 Verspillingen van Lean - OVERPRODUCTIE

Om defecten te voorkomen gaan we dingen extra doen waar de klant mogelijk niet om vraagt. Of waar hij niet voor zou willen betalen. Er is sprake van de verspilling overproductie.

– mooischrijverij
– overbodige handtekeningen
– iedereen in de CC
– veel vergaderingen
– gegevens in meerdere systemen invoeren


7 Verspillingen van Lean - TRANSPORT

Alles wat je teveel doet moet getransporteerd worden. Transport van dossiers hoort hier ook bij (ook digitaal)

– gegevens tijdelijk bewaren
– heen en weer sturen dossiers
– archiveren verschillende versies
– opdrachten / vragen naar de verkeerde persoon


7 Verspillingen van Lean - VOORRAAD

Alle overproductie wordt getransporteerd en tijdelijk opgeslagen. Tot het weer wel of misschien wel nooit meer nodig is. Zo ontstaat de verspilling voorraad. Voorraad kost geld. Onderhanden werk is ook voorraad. Ook het beheersen van voorraad kost geld. Het is de uitdaging om de minimale voorraad te bepalen. Zo verspil je zo min mogelijk.

– ongelezen email
– rapporten die liggen te wachten
– kennis/informatie die je niet gebruikt
– onopgemaakte facturen


7 Verspillingen van Lean - BEWEGING

Wanneer je teveel produceert, transporteert en op voorraad hebt, veroorzaakt dit extra beweging: fysiek en ook digitaal bij het zoeken naar informatie. Het zoeken naar spullen. En het heen en weer bewegen tussen verschillende zaken.

– muisklikken
– zoeken in files
– geen shortcuts gebruiken
– lopen naar dossierkasten, printers enz


7 Verspillingen van Lean - OVERPROCESSING

Daardoor ontstaat er een heel ingewikkeld systeem om al deze verspillingen in stand te houden. We hebben te maken met de verspilling ‘overprocessing‘ Een systeem van verborgen verliezen…. (ken je een betere nederlandse benaming dan overprocessing? Die ook de lading dekt? Dan hoor ik het graag!)

– ingewikkeld taalgebruik
– ingewikkelde inlogprocedures
– formulieren waarvan niemand weet waar ze voor dienen
– veel voorraadbeheersingssystemen
– in 3 systemen tegelijk moeten werken
– ERP systemen


7 Verspillingen van Lean - WACHTEN

Uiteindelijk zit iedereen binnen dit ingewikkelde systeem op elkaar te wachten. Hierdoor nemen de eerdere verspillingen steeds toe. Klanten wachten op levering. Of tot ze kunnen bestellen. Afdelingen wachten op elkaar. En leveranciers op akkoord. Terwijl dat niet nodig is.

– wachten op antwoord
– wachten op informatie
– wachten op akkoord
– wachten op langzame computers


Ga je deze verspillingen zien? Deze verborgen verliezen? Dan gaat er een wereld voor je open! Letterlijk. Want je krijgt ineens ruimte en tijd als je deze verspillingen wegwerkt. Je verjaagt verborgen verliezen. En dat is veel makkelijker dan je denkt. Het kan zelfs met slechts 2 seconden per dag!

Krijg ook een hogere effectiviteit
Ga vanaf vandaag verspillingen te lijf 

Neem contact op met Philip van Londen

Get Lean in 2 seconden?
Bel dan Philip van Londen
Certified Lean Black Belt (IASSC)
www.getlean.nl

 

—————————————
Anderen lezen ook:

De 5 principes en stappen naar succes met Lean management
Persoonlijke overwinning: Lean en een betere cultuur
Lean als je beste business case

Advertenties

Beter een goede buur dan een verre vriend

16/02/2013

Philip is niet altijd Lean …..

Ken je dat? Dat je niet handig bezig bent? Dat je precies datgene doet waarvan je eigenlijk goed weet dat het niet zo werkt? Dat je simpelweg je eigen principes verloochent? Nee? Nou, ik wel …

Help mijn man is geen klusser
Wij zijn thuis met een verbouwing bezig. We hebben zo’n leuke jaren 30 woning. Hartstikke sfeervol, maar met ook wat nadelen. Eén van die nadelen is onderhoud. Toen mijn vrouw laatst in de keuken ging staan, en ik boven haar met de gieter op dak stond, kon zij de shampoo er bij pakken. We hadden ineens een koude douche. Midden in de keuken. Er moest duidelijk iets gebeuren. Nou ben ik niet zo’n handige doe-het-zelver, maar we hebben wel een handige buurman. Die kan vast helpen!

De philip-´oplossing´

De philip-´oplossing´

Beter een goede buur dan een verre vriend
Als de handige buurman binnenkomt, gebeurt er het volgende. Die ziet ineens een heleboel ‘mankementen’ aan ons huis waar iets aan gedaan moet worden. En voor je het weet, zit ik er tot over mijn oren in. Zie door de bomen het bos niet meer en hou me met 5 problemen tegelijk bezig. Totaal niet Lean dus. Lean werken betekent met één ding tegelijk bezig zijn. De dingen in één keer goed doen. Uiteindelijk is het de buurman die met tot de orde roept: ”Philip, rustig aan, één probleem tegelijk aanpakken….”

Lean ben je niet altijd
Hoe kan dat toch? Dat ik als Lean expert op deze manier de mist in ga? Als ik hierover nadenk, herken ik het uit de praktijk van veel bedrijven waar ik kom. Als je iets doet wat niet je directe expertise is, mis je snel het overzicht. En dan is het moeilijker om vast te houden aan Lean principes zoals: ‘één probleem tegelijk.’

Je raakt letterlijk sneller ‘van slag en uit koers.’ Emotioneel zijn we ook sneller uit het veld geslagen wanneer we iets moeten doen waar we niet goed in zijn. We zijn kwetsbaarder. Dat gaat heel anders wanneer we iets doen waarin we op ons best zijn.

De bodemloze verspillingsput?
Dit is nu juist het domein waar je heel veel verspillingen hebt. Als je samen met een expert op een ander vakgebied bezig bent. Een vakgebied waar jij zelf niet zo in thuis bent. Zoals ik in het geval van onze lekkage en verbouwingsperikelen.

Toch ontkom je er niet altijd aan dat je ook dingen moet doen die je niet direct liggen. Dat krijg je gewoon als je samenwerkt. Dit zie je dan ook vaak bij de afstemming tussen mensen en afdelingen. Bij specialisten op verschillende vakgebieden. Je ziet daar dan grote hobbels ontstaan. Juist hier krijg je extra wachttijden en zorgen onwerkbare prioriteitenlijsten en protocollen voor verspillingen.

418215_2815

Hoe ga je hier beter mee om?
– Ten eerste is het ook een kwestie van discipline. Als je iets doet waar je niet zo goed in bent, moet je extra waakzaam zijn voor verspillingen. Juist dan liggen die op de loer en juist dan zijn ze kostbaar.

– Ten tweede moet je er voor zorgen dat de degene die het best bekend is met het vakgebied goed let op verspillingen. Hij zal minder snel ‘van slag raken.’ Of betrek een derde onafhankelijke die deskundig is op het gebied van Lean. Die is beter in staat om de koers in de gaten te houden.

– Een derde belangrijk principe is het volgen van klantwaarde om prioriteiten vast te stellen. Waarom vraagt en waarover klaagt je klant? Als je je klant goed kent en weet waar hij waarde aan hecht, dan weet je welke zaken het eerst (en één voor één) aangepakt moeten worden.

– Als vierde is het handig om in hele kleine stapjes te werken die je heel vaak toetst. Op die manier leer je het snelst en voorkom je dat je regelmatig je doel voorbijschiet of dingen tegelijk doet. Dit laatste principe is vooral belangrijk als je met iets nieuws bezig bent wat nog niemand kent. Je werkt dan op een Lean-Startup achtige manier.

Is dit nog wel Lean?
Eigenlijk heb je hier veel te maken met incidenten en kun je je afvragen of Lean hier voor bestemd is. Lean is toch juist iets van standaardisatie? Toegegeven, ik zou hier niet mee beginnen als dit nog nieuw voor je is. Dit is vaak een lastige omgeving om Lean goed in te zetten. Toch kun je juist hier met de Lean principes veel verbeteren. Deze incidenten zijn ook de verstoringen die de meeste verspillingen veroorzaken. Veel verspillingen betekent ook veel besparingsmogelijkheden. Dus Lean hier inzetten levert misschien wel het meeste op.

Oh ja, de lekkage in de keuken wordt binnenkort aangepakt. Door mensen die er verstand van hebben. Echte vakmensen. Die pakken gelijk ook ff de goot mee van het huis, schilderen binnen en doen de middenverdieping. “Eén voor één,” heb ik gezegd … Wijze raad van de buurman.

Veel succes! Philip van Londen www.getlean.nl

—————————————
Anderen lezen ook:

Waarom is Lean moeilijk? Waarom levert Lean toch zo veel op?
De 5 principes en stappen naar succes met Lean management
Waarom zijn sommige bedrijven succesvol?

—————————————


>>> 
KLIK HIER OM IN TE SCHRIJVEN

 

Semco Stijl & Lean – de ideale verbetermix?

05/02/2013

Wat is het geheim van Semco? Hoe bereikt een Braziliaans bedrijf ongekende groei in een tijd waarin het land economisch in het slop zit? Welke principes past Ricardo Semler toe waarmee hij zorgt voor het ideale werknemersklimaat?

Zou dit in Nederland werken?
Semco Stijl is een manier van werken waarbij werknemers zelf de voorwaarden van hun werk bepalen: hoe laat ze beginnen, wie ze als baas willen en wat hun salaris is. Het enige dat telt is dat het product op de afgesproken tijd af is. Het resultaat: gelukkige werknemers en een hoge winst. Geluk is de vooronderstelde voorwaarde voor het succes van een bedrijf.

Zou dit in Nederland werken? Ja natuurlijk. Waarom niet? Interessanter is echter de vraag: waar werkt dit dan? Bij welk type bedrijf? En onder welke condities? Ricardo Semler geeft in het interview (VPRO Tegenlicht) reeds aan dat er ook mensen zijn die tot de conclusie komen dat dit voor hen niet werkt. Dat geeft te denken…

Rode en groene werknemers
In een seminar uit 2008, dat ik bijwoonde, werd een lopend onderzoek gepresenteerd waarin grofweg onderscheid werd gemaakt tussen ‘rode’ en ‘groene’ mensen. De groene mensen voelen zich op hun gemak in een Semco-achtige omgeving met veel vrijheid. Rode werknemers raken juist de draad kwijt wanneer zij worden geconfronteerd met een dergelijke mate van vrijheid en autonomie. Bij hen werkt het juist contraproductief.

Het meest interessant vond ik dat ‘groene’ medewerkers wel in een rood bedrijf kunnen functioneren: ze trekken zich gewoon minder van de regels en de baas aan. Dit zou kunnen verklaren waarom veel bedrijven toch rood blijven.

(zie hiervoor ook mijn blog:
Ben je rood of ben je groen?)

Semco Stijl en Lean

Andere ervaringen met Semco Stijl
Mijn ervaring met advieswerk bij verschillende bedrijven heeft dan ook geleerd dat het afhangt van een aantal factoren of een Semco-achtige aanpak werkt. Ook heb ik directies in 2008 nog wel eens om zien slaan. Semco Stijl leek hen een alleraardigst experiment. Angst voor de crisis was dan aanleiding om de touwtjes toch weer strakker in handen te nemen.

Voorwaarden voor succes met Semco Stijl
Wat zijn dan die factoren die vaker tot een succes leiden? De keuze voor een bedrijf om op een Semco manier te gaan werken, is volgens mij slechts succesvol onder een aantal voorwaarden:

– het is geen proefballon of experiment, wel een radicale omslag
– transparantie en openheid is voortaan de norm in het bedrijf
– leidinggevenden/directie doen het uit overtuiging
– voldoende medewerkers (10-20%) geloven echt in een dergelijk systeem
– je hebt genoeg ‘groene’ werknemers in je bedrijf voor de lange termijn
– mensen zien het als een leertraject en niet als een succesformule
– het past bij je klanten en markt waarin je opereert
– er is of men maakt enige financiële ‘speelruimte’ (Semco medewerkers deden dat soms zelf door tijdelijk in te leveren)
iedereen in het bedrijf moet bereid zijn om in te leveren als de situatie daar om vraagt
– enz… vul jij aan?

Dus terugkomend op de vraag. Werkt Semco Stijl in Nederland? Jazeker onder specifieke condities en bij een aantal mensen.

Semco Stijl & Lean – de ideale mix?
Ooit heb ik tegen een collega gezegd dat de ideale verbetermix bestaat uit Semco Stijl (Boek Ricardo Semler) & de Goudmijn (boek over Lean in romanvorm, ook zeer aan te raden). Semco Stijl is vooral ook een inspiratiebron. Met Lean heb je een aantal krachtige principes en tools in handen om een dergelijke werkwijze ook echt in de praktijk te brengen.

Gebruik ook deze krachtige combinatie. En boek ook onvoorstelbare resultaten. Op een leuke, verfrissende en effectieve manier. Ik pas deze aanpak succesvol toe in veranderprojecten met Lean.

Neem nu contact op met Philip van Londen

Get Lean in 2 seconden?
Bel snel Philip van Londen
Certified Lean Black Belt (IASSC)
www.getlean.nl

 

—————————————
Anderen lezen ook:

Waarom is Lean moeilijk? Waarom levert Lean toch zo veel op?
De 5 principes en stappen naar succes met Lean management
Waarom zijn sommige bedrijven succesvol?

—————————————