Lean – de 7 verspillingen op kantoor?

Iedere dag zie je mensen weer brandjes blussen. Waarom houdt dit maar niet op? Waar zitten in een dienstverlening de stressfactoren? Wat is de oorzaak dat die urgentie maar niet ophoudt?

Na dit artikel weet je hoe je structureel minder last hoeft te hebben van urgentie. En hoe je er voor kunt zorgen dat brandjes blussen niet meer de norm is maar de uitzondering.

Gebruik de Lean hefboom:

Verspillingen zijn de oorzaak van veel stress en nutteloos werk. Ze komen overal voor. In een fabriek kun je ze letterlijk aanwijzen. Maar op een kantoor zijn verspillingen vaak verborgen. Opgeslokt door allerlei systemen en gewoontes. Een drijfzand dat vooruitgang tegenhoudt.

En wat zie je dan? Mensen zijn voortdurend druk bezig met brandjes blussen en problemen oplossen. Maar structureel zie je niet echt de verbetering die je wenst. Verspillingen zijn ware sluipmoordenaars voor onze effectiviteit. Hoe werk je die toch weg?

Stap één is: herken de verspillingen! Hieronder zie je een aantal voorbeelden. Ik heb ze in een logische volgorde gezet waarin je ze makkelijker kunt herkennen en begrijpen. Het leren zien van deze verspillingen is de eerste stap op weg naar Lean. Dagstarts zijn daar de meest geschikte tool voor.

Krijg ook een hogere effectiviteit
Ga vanaf vandaag verspillingen te lijf 

Neem contact op met Philip van Londen

Get Lean in 2 seconden?
Bel Philip van Londen …
Certified Lean Black Belt (IASSC)
www.getlean.nl

 


7 Verspillingen van Lean - DEFECTEN

Fouten die gemaakt worden moeten hersteld worden. Dit kost tijd, geld en energie. Als je ergens in het proces controleert, dan ligt deze verspilling vaak op de loer. Kijk bij controles in je proces dus kritisch naar die stap. Welke defecten verwacht je? En waar ontstaan die eigenlijk? Daar zit je verspilling.

– verkeerd invoeren van gegevens
– verkeerde informatie toch doorsturen
– niet doorvragen bij onduidelijkheid
– emailen zonder bijlage
– onduidelijke mails


7 Verspillingen van Lean - OVERPRODUCTIE

Om defecten te voorkomen gaan we dingen extra doen waar de klant mogelijk niet om vraagt. Of waar hij niet voor zou willen betalen. Er is sprake van de verspilling overproductie.

– mooischrijverij
– overbodige handtekeningen
– iedereen in de CC
– veel vergaderingen
– gegevens in meerdere systemen invoeren


7 Verspillingen van Lean - TRANSPORT

Alles wat je teveel doet moet getransporteerd worden. Transport van dossiers hoort hier ook bij (ook digitaal)

– gegevens tijdelijk bewaren
– heen en weer sturen dossiers
– archiveren verschillende versies
– opdrachten / vragen naar de verkeerde persoon


7 Verspillingen van Lean - VOORRAAD

Alle overproductie wordt getransporteerd en tijdelijk opgeslagen. Tot het weer wel of misschien wel nooit meer nodig is. Zo ontstaat de verspilling voorraad. Voorraad kost geld. Onderhanden werk is ook voorraad. Ook het beheersen van voorraad kost geld. Het is de uitdaging om de minimale voorraad te bepalen. Zo verspil je zo min mogelijk.

– ongelezen email
– rapporten die liggen te wachten
– kennis/informatie die je niet gebruikt
– onopgemaakte facturen


7 Verspillingen van Lean - BEWEGING

Wanneer je teveel produceert, transporteert en op voorraad hebt, veroorzaakt dit extra beweging: fysiek en ook digitaal bij het zoeken naar informatie. Het zoeken naar spullen. En het heen en weer bewegen tussen verschillende zaken.

– muisklikken
– zoeken in files
– geen shortcuts gebruiken
– lopen naar dossierkasten, printers enz


7 Verspillingen van Lean - OVERPROCESSING

Daardoor ontstaat er een heel ingewikkeld systeem om al deze verspillingen in stand te houden. We hebben te maken met de verspilling ‘overprocessing‘ Een systeem van verborgen verliezen…. (ken je een betere nederlandse benaming dan overprocessing? Die ook de lading dekt? Dan hoor ik het graag!)

– ingewikkeld taalgebruik
– ingewikkelde inlogprocedures
– formulieren waarvan niemand weet waar ze voor dienen
– veel voorraadbeheersingssystemen
– in 3 systemen tegelijk moeten werken
– ERP systemen


7 Verspillingen van Lean - WACHTEN

Uiteindelijk zit iedereen binnen dit ingewikkelde systeem op elkaar te wachten. Hierdoor nemen de eerdere verspillingen steeds toe. Klanten wachten op levering. Of tot ze kunnen bestellen. Afdelingen wachten op elkaar. En leveranciers op akkoord. Terwijl dat niet nodig is.

– wachten op antwoord
– wachten op informatie
– wachten op akkoord
– wachten op langzame computers


Ga je deze verspillingen zien? Deze verborgen verliezen? Dan gaat er een wereld voor je open! Letterlijk. Want je krijgt ineens ruimte en tijd als je deze verspillingen wegwerkt. Je verjaagt verborgen verliezen. En dat is veel makkelijker dan je denkt. Het kan zelfs met slechts 2 seconden per dag!

Krijg ook een hogere effectiviteit
Ga vanaf vandaag verspillingen te lijf 

Neem contact op met Philip van Londen

Get Lean in 2 seconden?
Bel dan Philip van Londen
Certified Lean Black Belt (IASSC)
www.getlean.nl

 

—————————————
Anderen lezen ook:

De 5 principes en stappen naar succes met Lean management
Persoonlijke overwinning: Lean en een betere cultuur
Lean als je beste business case

Tags: , , ,